Digitalización de Documentos DDDoc

La regulación administrativa de las fuentes documentales en formato papel se dirige hacia un futuro basado en la sostenibilidad eliminando el papel del entorno  empresarial o corporativo.
En la actualidad,  la Agencia Tributaria AEAT mediante la resolución de 17 de noviembre de 2011 aprueba distintas formas de autenticación e identificación de la firma electrónica que abre un abanico de posibilidades en transformar la documentación en papel a documento digital.
DDDoc se especializa en la digitalización de documentos y se suma al esfuerzo del desarrollo sostenible, ofreciendo un equipo calificado y la tecnología necesaria para llevarla a cabo.

¿Como lo hacemos?

Digitalización in situ

DDDoc ofrece la posibilidad de realizar el servicio de digitalización en nuestras instalaciones o bien, “in situ”,  según sus necesidades.

Preparación

El proceso de digitalización comienza por la manipulación y preparado de la documentación para el escaneado extrayendo grapas, clips o otros cuerpos externos.

Atención al detalle

Mejoramos el aspecto de los documentos deteriorados o de difícil lectura.

Imágenes de Calidad

Nos preocupamos por obtener la imagen más fidedigna al documento original, bien en blanco y negro o color.

Alta Tecnología

La captura de nuestros escáneres con OCR Reconocimiento Óptico de Caracteres registra todas aquellas palabras del texto asociadas a las imágenes y las ancla al índice para la búsqueda posterior del documento.

Compatibilidad

Las imágenes llevarán la extención PDF, el formato más empleado, para evitar futuros problemas de compatibilidad.

Terminada la digitalización, los documentos se regresan a sus cajas de  procedencia

y se gestiona su destino, custodia o destrucción.

Beneficios de la digitalización

Además de la sostenibilidad, la digitalización de documentos ofrece un amplio abanico de ventajas:
  • Favorece la organización y por tanto la productividad de su empresa.
  • Genera una fuente de consulta que permite la visualización del mismo documento por varios usuarios de forma simultánea.
  • Evita la pérdida física del documento.
  • Economiza espacio físico.
  • Simplifica y acelera las labores de búsqueda de documentos de manera física.
  • Permite interactuar desde otras localizaciones externas a su centro de trabajo mediante cualquier dispositivo, agilizando las gestiones en la obtención de información.
  • Reduce gastos y aumenta la eficiencia operativa de sus flujos de trabajo cotidianos.

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Traslado de Documentos

Eficiencia y eficacia en los traslados de gran volumen, basados en la optimización de recursos, creando un mismo orden en destino o bien otro predeterminado en los tiempos establecidos.

+ de Traslado de Archivos

Guardia y Custodia

Servicio de guardia y custodia de documentación administrativa en caso de cierre empresarial durante los 10 años obligados por ley y destrucción de la documentación prescrita.

+ de Destrucción confidencial

Protección de Datos

Asesoramiento e implantación de la ley orgánica de protección de datos de carácter personal LOPD en todos los documentos y bases de datos de la empresa, tanto escritos como digitales.

+ de Gestión de archivos

Digitalización

Alta tecnología para la transformación de documentos en formato digital, escaneo y digitalización de facturas, correspondencia, expedientes, contratos y demás documentos.

+ de Digitalización de Documentos