Gestión de archivos | DDDoc Barcelona

Gestionamos y organizamos sus archivos

DDDoc organiza y hace la gestión de su archivo efectuando inicialmente un estudio de las necesidades de su empresa o organización realizando el análisis de documentos y la identificación de contenidos, definiendo las unidades y el sistema de almacenamiento, de esta manera podemos ofrecer soluciones funcionales a problemas de archivo introduciendo mejoras en su gestión.

Una vez hecho el estudio y en común acuerdo, procedemos a ordenar y clasificar los fondos

documentales de la empresa de forma física, encajado según orden cronológico o bien atendiendo a la numeración documental según su tipología, rentabilizando así el espacio que ocupa y agilizando el tiempo en consultas. La experiencia y un equipo capacitado hacen de DDDoc su mejor opción.

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Otros servicios en la gestión y organización de archivos DDDoc

  • Guarda y custodia documental.
  • Auditoría documental Evidenciar errores en la gestión de la documentación y aplicar soluciones que comporten una mejora significativa en el desarrollo del trabajo diario.
  • Consultoría tecnológica Asesoramiento en la adquisición de herramientas tecnológicas necesarias para la gestión empresarial (tipo de producto, modalidad de pago y ubicación del servicio) o, en su caso, optimización de las herramientas que la empresa ya esté utilizando.
  • Desarrollo e implantación de sistemas de gestión documental corporativos Sistematización y unificación de los procesos de gestión de los documentos (creación y clasificación) y elaboración de políticas corporativas sobre el uso y archivo de los mismos.
  • Mapeo, análisis y mejora de circuitos documentales asociados a procesos de negocio Optimización de los procedimientos administrativos a través de la simplificación de los circuitos documentales  para conseguir una gestión de los procesos de negocio  más eficiente y eficaz.
  • Apoyo en los procesos de archivo.
  • Ordenación y consulta optimizadas de la documentación, indispensables en el funcionamiento de empresa con objeto de evitar largas búsquedas y pérdidas de documentación
  • Control de la documentación, desde su creación hasta su expurgo para liberar espacio.
  • Verificación y gestión de consultas y devoluciones.
  • Inventario a varios niveles.
  • Topografía de las ubicaciones para una rápida localización física de la documentación.
  • Exclusión y destrucción de toda documentación caduca o duplicada según criterio administrativo.
  • Formación y capacitación del personal para su gestión.
  • Recomendaciones en digitalización de la documentación sometida a frecuentes búsquedas para optimizar tiempos y mejorar la operatividad de la consulta.

¡Entra en contacto!

Háblanos de tu proyecto y con gusto te responderemos en breve. Gracias por confiar en DDDoc.

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Asesoría LOPD

EG_CONSULTORS, es una empresa colaboradora especializada en los servicios de Consultoría, Auditoría,  Implantación, Mantenimiento y Formación sobre la Ley de Orgánica de Protección de Datos Personales en el ámbito de la Gestión de la Seguridad de la Información, aportando el conocimiento y experiencia  para ayudar a resolver la aplicación generalizada de sistemas informáticos y comunicaciones que comporta la aparición de la legislación en el comercio electrónico ( LOPD, LSSI i CE, Ley  de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, Firma electrónica, etc.) que toda organización ha de conocer y aplicar.

El servicio de LOPD está enfocado a todo tipo de empresas, profesionales y Organismos Públicos, todos los problemas que genera la actual legislación sobre protección de Datos de Carácter Personal y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico.

Asesoría de los siguientes servicios:

  • Consultoría de Protección de Datos de Carácter Personal.
  • Auditoria bienal obligatoria de la seguridad en materia de Protección de Datos.
  • Consultoría y Auditoría de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE).
  • Integración de las Políticas de Protección de Datos Implantada.
  • Formación de la Normativa de Protección de Datos y LSSI-CE.
  • Cumplimiento total de la Legislación vigente, asistencia y recomendaciones en la circulación de los datos de su organización o empresa.

Traslado de Documentos

Eficiencia y eficacia en los traslados de gran volumen, basados en la optimización de recursos, creando un mismo orden en destino o bien otro predeterminado en los tiempos establecidos.

+ de Traslado de Archivos

Guardia y Custodia

Servicio de guardia y custodia de documentación administrativa en caso de cierre empresarial durante los 10 años obligados por ley y destrucción de la documentación prescrita.

+ de Destrucción confidencial

Protección de Datos

Asesoramiento e implantación de la ley orgánica de protección de datos de carácter personal LOPD en todos los documentos y bases de datos de la empresa, tanto escritos como digitales.

+ de Gestión de archivos

Digitalización

Alta tecnología para la transformación de documentos en formato digital, escaneo y digitalización de facturas, correspondencia, expedientes, contratos y demás documentos.

+ de Digitalización de Documentos